Piccolo manuale di sopravvivenza o, se preferite, di buone maniere per sopravvivere ai gruppi whatsapp. Sarà infatti capitato a tutti di imbattersi in un caotico gruppo whatsapp nel quale ci siamo sentiti spesso tentati di abbandonare nottetempo oppure che abbiamo silenziato a vita essendo ormai diventato più un elemento di disturbo che un qualcosa di utile. I gruppi whatsapp sono uno strumento formidabile nato con lo scopo di unire persone attorno a un tema/argomento al fine di farci risparmiare tempo e ottimizzare i processi decisionali collegiali anche extra-lavorativi.
Chiarito quindi che lo scopo non è quello di mandare gruppi di persone dallo psichiatra, analizziamo quali sono le 10 regole doro per amministrare ed utilizzare con successo un gruppo whatsapp. Nello stesso tempo vedremo come evitare di commettere errori sulla tutela della privacy delle persone che ne fanno parte nonché su eventuali diritti d’autore obblighi di riservatezza sulla condivisione dei media.
1. Selezionare e Informare i partecipanti
Quando si crea un gruppo non è scontato che tutti i partecipanti si conoscano e/o conoscano il reciproco numero di telefono. In molti casi è così per la maggior parte dei partecipanti alla chat. Per questo motivo tutti i partecipanti vanno informati prima di essere inseriti in un nuovo gruppo attraverso un messaggio privato oppure personalmente. Una volta che qualcuno è inserito in un gruppo, tutti gli altri partecipanti entrano a conoscenza del numero di telefono e questa cosa, oltre a poter essere sgradita all’interessato, è a tutti gli effetti una violazione di un diritto personale. Infine qualcuno, pur essendo conosciuto da tutti i partecipanti, potrebbe non aver piacere di essere aggiunto al gruppo. Evitiamo di metterlo in condizione di dover abbandonare il gruppo.
2. Stabilire nome e oggetto
Meglio essere chiari sin da subito. Il nome dovrebbe essere sufficientemente sintetico da essere ben visibile nell’elenco dei contatti anche degli smartphone più piccoli mentre sull’oggetto è possibile sbizzarrirsi. Utilizzatelo per definire in modo chiaro lo scopo del gruppo e le regole da seguire pena il ban (radiazione) dal gruppo stesso. Essenziale in tempi di GDPR stabilire una privacy policy che chiarisca gli obblighi di tutela dei dati personali cui devono attenersi tutti i partecipanti. I modelli sono reperibili in rete ed essendo molto articolati potrebbe essere necessario applicare un link ad un documento esterno come una nota Facebook o altro anziché scrivere tutto di pugno.
3. Presentiamoci
Ogni qualvolta un amministratore aggiunge un partecipante al gruppo whatsapp è buona norma ed apprezzato che lo stesso presenti il nuovo arrivato a tutti i partecipanti possibilmente con nome e cognome per consentire a tutti coloro che lo volessero di creare la scheda contatto nella rubrica del telefono. Non è invece indicato, anche se probabilmente gradito, iniziare o fomentare un bombardamento di benvenuto. Rimane sempre la possibilità di farlo con un messaggio diretto senza la necessita di riempire di notifiche le chat di tutti i partecipanti.
4. File media (immagini, video ecc.)
Tutte cose che pesano nella memoria del telefono capaci di riempirla in breve tempo. Condividetele solo se necessario e soprattutto solo se confacenti allo scopo/tema del gruppo. Prestare molta attenzione ai file media perché potrebbero essere coperti da una qualche forma di diritto come il diritto d’autore o l’obbligo di riservatezza per i documenti interni alle aziende/enti. WhatsApp è un’applicazione di proprietà di Facebook S.p.A., quindi privata. Non andrebbe mai confusa con l’e-mail aziendale perché anche se tutti i partecipanti del gruppo appartengono alla stessa organizzazione quei file finiranno comunque in mano e nelle disponibilità di un’azienda privata esterna.
Un altro appunto da fare sui file media e in particolare foto e video e quello della potenziale viralità che la condivisione via whatsapp può avere con tutti i possibili risvolti sulle persone immortalate. Non è detto che quelle persone abbiano dato il consenso o vogliano che quelle immagini o video siano diffuse. Anzi è molto più probabile l’esatto contrario. Condividere quei file equivale a commettere gli stessi illeciti di chi li ha messi in circolazione per primo e può arrecare pesantissimi danni psicologici ai soggetti interessati. In qualche caso hanno spinto persone al suicidio e per questi motivi che andrebbe valutata attentamente la condivisione con chiunque di questi file.
5. Sintesi, accorpamento ed evitare conversazioni a due.
Siate sintetici ma soprattutto evitate di spezzettare quello che volete scrivere in 14 messaggi consecutivi. Esiste la punteggiatura, usatela ed inviate un unico messaggio. Se notate che un messaggio innesca una richiesta particolare da parte di un partecipante del gruppo, evitate di proseguire la discussione all’interno del gruppo e spostarsi in una conversazione diretta.
6. Le risposte scontate e infinite
Vanno evitate situazioni in cui a seguito del contributo di qualcuno del gruppo, tutti i partecipanti forniscano un feedback non richiesto (OK, ricevuto, capito) o ringrazino. Chiunque ha la possibilità di vedere se i partecipanti alla chat hanno ricevuto ed eventualmente già letto il messaggio. Ricevere 50 risposte o ringraziamenti è semplicemente un auto-bombardamento a tutti i partecipanti che non ha nessuna utilità. Se proprio ci si tiene a ringraziare qualcuno è consigliabile farlo con un messaggio diretto per evitare di innescare una cascata emulativa.
7. Attenzione agli orari
Bisogna partire dal presupposto che tutti hanno diritto ad una vita normale e che questo preveda che la notte si dorma senza doversi preoccupare tutte le sere di silenziare le suonerie delle notifiche. Questo non deve essere necessario e quindi, se soffriamo di insonnia, eviteremo comunque di inviare messaggi nei nostri gruppi indicativamente tra le 22 e le 8.
8. Note vocali
Sono molto alla moda e per questo se ne abusa. Considerate prima di inviare una nota vocale che le n persone del gruppo (che possono essere anche 50 e oltre), dovranno ascoltarla e che con loro la vostra nota verrà ascoltata da tutti coloro che in quel momento si trovano nelle vicinanze. Nella migliore delle ipotesi uno dei destinatari, per il fastidio di far sentire la nota vocale alle persone intorno a lui, semplicemente la ignorerà. Per questi e altri motivi le note vocali nei gruppi whatsapp andrebbero limitate al massimo alle situazioni in cui non possiamo ricavarci quei secondi per scrivere a mano e il messaggio è improcrastinabile. Comunque la nota vocale non deve mai eccedere i 30 secondi e non deve essere mai inviata nelle ore serali notturne.
9. “Buongiorni”, aforismi e citazioni
Assolutamente vietato augurare buongiorno, buonanotte in un gruppo. L’eventuale fustigazione da parte di un amministratore sarebbe più che giustificata. Evitare anche la condivisione di citazioni fuori luogo rispetto al tema della chat o alla discussione in atto e ancora peggio evitare la condivisione di catene anche di presunti scopi umanitari. Teniamo sempre presente che la chat di gruppo è uno strumento di utilità senza scopo ludico se non espressamente dichiarato in apertura non utilizziamola come un social network.
10. Non è una bacheca
Se vogliamo vendere o comprare qualcosa o cerchiamo lavoro per noi o per nostro cugino, la chat del gruppo dei genitori piuttosto che quella del condominio non è il posto giusto per pubblicare il nostro annuncio. Allo scopo si può utilizzare un’altra formidabile funzione di whatsapp denominata broadcast. Il broadcast è una modalità meglio analizzata in questo tutorial (tutorial broadcast) in cui possiamo raggruppare n persone tra i nostri contatti e inviare messaggi che raggiungano tutti ma sotto forma di messaggi diretti. In questo modo potremo anticipatamente selezionare chi secondo noi potrebbe essere interessato al nostro annuncio senza sconvolgere la dinamica del gruppo. In più le risposte ci arriveranno sempre come messaggio diretto e pertanto non creeranno notifiche ad altri.
Importante novità
Dal 6 maggio 2022 è possibile mettere una reazione ad un messaggio whatsapp. Questa funzionalità ha dei risvolti interessanti anche per le dinamiche delle discussioni nei gruppi. Tutto quello che c’è da scoprire lo trovate nell’articolo qui sotto:
